Strategisch inkoopniveau/-proces

De Inkoopprofessional ondersteunt niet alleen bij de uitvoering, maar ook bij het inrichten van het strategische inkoopproces.

Daarbij kunnen onder andere de volgende onderdelen aan de orde komen:

Opzetten inkoopafdeling

Het opzetten van een goed functionerende inkoopafdeling is cruciaal voor het behalen van efficiëntie en transparantie binnen (publieke) organisaties. Een goed georganiseerde inkoopafdeling zorgt ervoor dat alle inkoopactiviteiten op een rechtmatige, doelmatige en transparante manier plaatsvinden, met de juiste focus op kostenbesparing, risicobeheersing en naleving van wet- en regelgeving. Wij helpen publieke organisaties bij het creëren van een inkoopafdeling die niet alleen de dagelijkse operationele taken uitvoert, maar ook bijdraagt aan de publieke waarde en het maatschappelijk verantwoord inkopen.

Toetsen inkoopvolwassenheid van de organisatie

Het toetsen van de inkoopvolwassenheid is een cruciale stap voor (publieke) organisaties die hun inkoopfunctie willen verbeteren en optimaliseren. Dit proces biedt inzicht in hoe volwassen en efficiënt uw inkoopafdeling is, hoe goed de processen zijn ingericht en waar er ruimte is voor verbetering. Wij helpen u bij het uitvoeren van een grondige inkoopvolwassenheidsbeoordeling, waarmee u het niveau van uw inkoopfunctie in kaart brengt en concrete stappen kunt ondernemen om deze verder te professionaliseren.

Inkoopbeleid opstellen

Het opstellen van een inkoopbeleid is essentieel voor (publieke) organisaties die effectief, transparant en verantwoord willen inkopen. Een goed inkoopbeleid biedt duidelijke richtlijnen voor inkoopprocessen, zorgt ervoor dat de organisatie voldoet aan wet- en regelgeving, en ondersteunt de organisatie bij het behalen van strategische en maatschappelijke doelen. Wij helpen u bij het ontwikkelen van een inkoopbeleid dat niet alleen voldoet aan de vereiste normen, maar ook bijdraagt aan het realiseren van kostenbesparingen, duurzame inkoop en maximale transparantie.

Daarnaast zorgen we dat het nieuwe inkoopbeleid wordt gedragen en verankerd binnen de organisatie. Dit doen wij door brede communicatie en het trainen van de bewuste medewerkers.

Inkoopprocessen opstellen

Het opstellen van gestandaardiseerde inkoopprocessen is essentieel voor (publieke) organisaties die zowel efficiënt als verantwoord willen inkopen. Duidelijke en goed gedefinieerde processen zorgen ervoor dat de organisatie haar inkoopactiviteiten op een transparante, consistente en conforme manier uitvoert. Wij helpen u bij het ontwikkelen en implementeren van inkoopprocessen die niet alleen voldoen aan de wettelijke eisen, maar ook gericht zijn op kostenbesparing, risicovermijding en een efficiënt gebruik van publieke middelen.

Uitvoeren spendanalyse

Goed inkoopbeleid begint met overzicht. Onze spendanalyse brengt alle inkoop gerelateerde uitgaven gedetailleerd in kaart, zodat u precies weet waar uw organisatie aan uitgeeft, of er bestaande contracten zijn, en of deze voldoen aan de aanbestedingsregels. We analyseren crediteuren, beoordelen inkoopcijfers en toetsen homogene en heterogene uitgaven aan elkaar. Daarnaast voeren we een rechtmatigheidstoets uit en signaleren we waar heraanbesteding nodig is.

Ondersteunen bij opzetten contract beheer en contractmanagement

Het opzetten van effectief Contractbeheer en contractmanagement is van cruciaal belang voor (publieke) organisaties die transparant, kostenbewust en compliant willen opereren. Een goed ingericht Contractbeheer zorgt voor een gestructureerde aanpak van het beheren, monitoren en uitvoeren van contracten, zodat zowel de organisatie als de leveranciers hun verplichtingen kunnen nakomen. Wij bieden ondersteuning bij het opzetten van robuuste contractbeheersystemen die zorgen voor optimale naleving van contractvoorwaarden, risicobeheersing en efficiëntie in uw organisatie.

Opstellen inkoopkalender (regionaal)

Het opstellen van een regionale inkoopkalender is een belangrijke stap voor (publieke)organisaties die willen zorgen voor een gestructureerde en transparante inkoopaanpak. Een inkoopkalender biedt niet alleen overzicht over geplande inkooptrajecten, maar helpt ook bij het optimaliseren van processen, het bundelen van aankopen en het realiseren van kostenbesparingen. Wij ondersteunen (publieke) organisaties bij het opstellen van een regionale inkoopkalender die gericht is op het verbeteren van de inkoopcoördinatie, het naleven van wet- en regelgeving en het ondersteunen van strategische inkoopdoelen.

Inkoopvoorwaarden opstellen

Het opstellen van inkoopvoorwaarden is een fundamenteel onderdeel van een effectief inkoopbeheer, zeker binnen publieke organisaties. Duidelijke inkoopvoorwaarden zorgen voor transparantie, bescherming en juridische zekerheid bij het aangaan van contracten met leveranciers. Ze helpen om zowel de belangen van de publieke organisatie als die van de leveranciers te beschermen, en zorgen ervoor dat de inkoopprocessen rechtmatig, consistent en risicoloos verlopen.

Wij ondersteunen (publieke) organisaties bij het opstellen van inkoopvoorwaarden die niet alleen voldoen aan de wet- en regelgeving, maar die ook bijdragen aan de strategische doelstellingen van de organisatie en de bredere maatschappelijke verantwoordelijkheden.

Juridische ondersteuning op inkoopgebied

In de publieke sector is het van cruciaal belang dat inkoopprocessen niet alleen efficiënt en strategisch zijn, maar ook volledig voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Juridische ondersteuning op inkoopgebied helpt publieke organisaties om risico's te minimaliseren, transparantie te waarborgen en rechtsgeldige contracten af te sluiten. Dit draagt bij aan de bescherming van publieke middelen en het versterken van de juridische positie van de organisatie.

Wij bieden gespecialiseerde juridische ondersteuning bij inkooptrajecten, contractbeheer en aanbestedingen. Onze expertise helpt u bij het navigeren door de complexe regelgeving, het vermijden van juridische valkuilen en het verkrijgen van juridische zekerheid in elke fase van het inkoopproces.

Opleiding / training / incompany / traineeship

In de publieke sector is een goed opgeleide en goed geïnformeerde inkoopafdeling essentieel voor het efficiënt en verantwoordelijk beheren van publieke middelen. Door gerichte opleidingen en trainingen aan te bieden, kunnen publieke organisaties hun medewerkers voorzien van de nodige kennis en vaardigheden om inkoopprocessen optimaal uit te voeren, compliant te blijven en strategisch in te kopen.

Wij bieden op maat gemaakte opleidingen, trainingen, incompany programma’s en traineeships die specifiek zijn afgestemd op de behoeften van publieke organisaties. Of het nu gaat om het verbeteren van basiskennis of het ontwikkelen van specialistische inkoopvaardigheden, wij zorgen ervoor dat uw team de juiste tools heeft om inkoop effectief te beheren en bij te dragen aan de bredere doelen van de organisatie.

Tactisch inkoopproces

De Inkoopprofessional ondersteunt organisaties bij het optimaliseren, professionaliseren en uitvoeren van hun inkoopprocessen (zowel strategisch als tactisch).

Hieronder worden de stappen van het tactisch inkoopproces weergegeven.

Overzicht van de stappen binnen een inkooptraject voor een overheidsinstantie:

1. Inkoopbehoefte identificeren en specificeren

• Het helder krijgen van de inkoopbehoefte binnen de organisatie, vaak in overleg met directie of budgethouders.

• Specificeren van de gewenste producten of diensten, inclusief het opstellen van een programma van eisen (PvE) en eventuele service level agreements (SLA).

2. Markt- en leveranciersanalyse

• Onderzoeken van de toeleveringsmarkt, identificeren van potentiële leveranciers en analyseren van relevante waardedrijvers zoals prijs, kwaliteit, leverbetrouwbaarheid en innovatie.

3. Inkoopstrategie bepalen

• Bepalen van de beste inkoopstrategie, waaronder make-or-buy beslissingen, risicoanalyse en het kiezen van de juiste marktbenadering en leveranciersrelatie.

4. Selectie van leveranciers

• Opstellen van selectiecriteria, gunningscriteria, wegingsfactoren, starten van het offertetraject, beoordelen van de offertes en (indien toegestaan) voeren van selectiegesprekken met leveranciers.

5. Contracteren

• Opstellen van een solide contract dat de belangen van alle partijen borgt.

6. Implementatie en bestellen (purchase-to-pay)

• Implementeren van het contract in de organisatie, bestellen van producten of diensten, en zorgen voor correcte administratieve afhandeling (P2P-proces).

7. Leveranciers- en contractmanagement

• Bewaken van de naleving van contractafspraken, meten van prestaties, beheren van relaties en tijdig bijsturen waar nodig.

8. Evaluatie en continue verbetering

• Evalueren van het inkooptraject, leren van ervaringen en doorvoeren van verbeteringen voor toekomstige inkoopprocessen