3.1 Stappen in het Inkoopproces

1.    Identificatie van Behoeften: Bepalen wat er nodig is.

2.    Marktanalyse: Onderzoeken van de markt en potentiële leveranciers.

3.    Specificatie en Planning: Opstellen van specificaties en een inkoopplan.

4.    Selectie van de Procedure: Kiezen van de juiste aanbestedingsprocedure.

5.    Uitvoering van de Aanbesteding: Publiceren van de aanbesteding en ontvangen van biedingen.

6.    Evaluatie en Gunning: Beoordelen van de biedingen en het selecteren van een leverancier.

7.    Contractbeheer: Beheren van het contract en de relatie met de leverancier.

3.2 Operationele, Tactische en Strategische Inkoop

• Operationele Inkoop: Dagelijkse inkoopactiviteiten, zoals het plaatsen van bestellingen en het beheren van voorraad.

• Tactische Inkoop: Het ontwikkelen van inkoopstrategieën, selecteren van leveranciers en onderhandelen van contracten.

• Strategische Inkoop: Lange termijnplanning, analyseren van inkoopdata en het ontwikkelen van relaties met strategische leveranciers.

3.3 Diensten, Leveringen en Werken

• Diensten: Eigenlijk is dit een restcategorie – dat wil zeggen dat opdrachten die geen werken en leveringen zijn, als diensten moeten worden gezien. Voorbeelden hiervan zijn intellectuele of fysieke prestaties zoals schoonmaakdiensten of consultancy – de definitie voor diensten is vastgelegd in art. 2 lid 1 sub 9 Richtlijn 2014/24.

• Leveringen: Hebben betrekking op goederen/producten die worden aangekocht, zoals kantoorbenodigdheden, w.o. de aankoop, leasing, huur of huurkoop – met of zonder koopoptie – de definitie van leveringen is te vinden in art. 2 lid 1 sub 8 Richtlijn 2014/24.

• Werken: Bouw- en infrastructuurprojecten – de definitie van overheidsopdrachten voor werken is vastgelegd in art. 2 lid 1 sub 6 Richtlijn 2014/24.

4.1 Verschillende Manieren en Procedures van Inkopen

• Enkelvoudige Offerteaanvraag: Directe inkoop bij één leverancier.

• Meervoudige Offerteaanvraag: Offertes opvragen bij meerdere leveranciers.

• Openbare Aanbesteding: Iedereen mag een offerte indienen.

• Niet-openbare Aanbesteding: Alleen uitgenodigde leveranciers mogen een offerte indienen.

• Concurrentiegerichte Dialoog: Gebruikt voor complexe opdrachten waar dialoog met leveranciers nodig is om de eisen te verduidelijken.

4.2 Toepassing van Inkoopregels in Concrete Situaties


Een voorbeeld van de toepassing van inkoopregels kan een gemeente zijn die een nieuw stadhuis wil bouwen. De gemeente moet de markt onderzoeken, een gedetailleerde specificatie opstellen, de juiste aanbestedingsprocedure kiezen (bijvoorbeeld een openbare aanbesteding), de aanbesteding publiceren, biedingen evalueren en uiteindelijk een contract toewijzen aan de geselecteerde aannemer. Tijdens het hele proces moet de gemeente transparantie, gelijke behandeling en proportionaliteit waarborgen, terwijl ze voldoen aan de relevante wet- en regelgeving.

Door deze stappen zorgvuldig te volgen en de basisbeginselen in acht te nemen, kan publieke inkoop bijdragen aan efficiënte en verantwoorde besteding van publieke middelen, wat uiteindelijk de gemeenschap als geheel ten goede komt.

4.3 Verschillende voorbeelden Manieren van Inkoop en Aanbesteden

4.3.1 Enkelvoudig Onderhandse Procedure

Een enkelvoudig onderhandse procedure houdt in dat een overheidsorganisatie direct één leverancier benadert zonder een openbare aanbesteding te organiseren. Dit kan alleen onder bepaalde drempelwaarden en specifieke omstandigheden worden toegepast, bijvoorbeeld bij een spoedeisende aankoop of wanneer er slechts één geschikte leverancier is.

4.3.2 Meervoudig Onderhandse Procedure

Bij een meervoudig onderhandse procedure nodigt de overheidsorganisatie meerdere (meestal drie tot vijf) leveranciers uit om een offerte in te dienen. Dit biedt meer concurrentie dan de enkelvoudig onderhandse procedure en wordt vaak gebruikt voor aankopen die boven de drempelwaarde voor enkelvoudige onderhandse procedures liggen, maar onder de drempelwaarde voor openbare aanbestedingen.

4.3.3 Europese Aanbestedingsprocedure

Een Europese aanbestedingsprocedure is vereist voor opdrachten die de Europese drempelwaarden overschrijden. Deze procedure moet voldoen aan de richtlijnen van de Europese Unie om transparantie, non-discriminatie en gelijke behandeling te waarborgen. Er zijn verschillende vormen van Europese aanbestedingen, waaronder:

• Openbare Procedure: Iedereen kan een offerte indienen.

• Niet-openbare Procedure: Alleen geselecteerde bedrijven mogen een offerte indienen na een preselectie.

• Onderhandse Procedure met Voorafgaande Bekendmaking: Onderhandelingen met geselecteerde leveranciers na een bekendmaking.

• Concurrentiegerichte Dialoog: Voor complexe opdrachten waarbij dialoog met leveranciers nodig is om de eisen te verduidelijken.

• Innovatiepartnerschap: Voor ontwikkeling van innovatieve producten, diensten of werken.

4.4 Verschillende Aanbestedingsprocedures

Naast de Europese procedures zijn er ook nationale procedures, zoals:

• Nationale Openbare Aanbesteding: Voor opdrachten die onder de Europese drempelwaarden vallen maar boven de nationale drempelwaarden liggen.

• Nationale Niet-openbare Aanbesteding: Beperkte uitnodiging voor biedingen onder de nationale drempelwaarden.

• Accelerated Procedures: Versnelde procedures voor spoedeisende opdrachten.

4.5 Bepaling van de Juiste Procedure

De keuze van de procedure hangt af van verschillende factoren zoals de waarde van de opdracht, de complexiteit van de behoefte, de marktomstandigheden, en wettelijke vereisten. De drempelwaarden en specifieke regels zijn vastgelegd in de nationale en Europese aanbestedingswetgeving.

4.6 Doorlopen aanbestedingsprocedure (openbaar of niet-openbaar)

Publieke organisaties plaatsen een opdracht op de markt volgens een procedure. Daarbij worden meestal meerdere partijen in de gelegenheid gesteld een aanbieding te doen. U gunt de opdracht aan de inschrijver waar van de inschrijving het beste/meeste tegemoetkomt aan uw wensen. Vervolgens legt u de gemaakte afspraken vast in een overeenkomst. U doorloopt een aantal stappen.

1.    Aankondigen

• Starten met een aankondiging, waarin aan potentiële partijen aangegeven wordt dat een opdracht in de markt gezet wordt en marktpartijen worden uitgenodigd om hieraan mee te doen.

2.    Aanmelden

• Ondernemers doen het verzoek om deel te mogen nemen. Dit komt voor bij procedures met voorafgaande selectie van gegadigden.

3.    Selecteren

• Toets op basis van uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en relevante selectiecriteria.

4.    Inschrijven

• Potentiële gegadigden of gekwalificeerde partijen dienen een inschrijving in. Hiervan wordt een proces-verbaal van ontvangst opgemaakt.

5.    Gunnen

• Aanbestedende Dienst toetst of de inschrijvingen voldoen aan de gestelde eisen, en bepaalt op basis van de ingediende inschrijving(en) aan wie er wel/niet gegund wordt.

6.    Afronden

• Zowel Aanbestedende dienst als de gegunde partij(en) tekent het contract, publiceert de uitkomst van de aanbestedingsprocedure en evalueert de procedure.

5.1 De Rol van een Inkoper

De inkoper is verantwoordelijk voor het gehele inkoopproces, van het identificeren van behoeften tot het beheren van leveranciersrelaties. Dit omvat het opstellen van specificaties, het selecteren van leveranciers, het onderhandelen van contracten en het waarborgen van naleving van inkoopregels.

5.2 De Inkoper en Zijn Opdrachtgever

De inkoper werkt nauw samen met de opdrachtgever, die de interne klant is binnen de organisatie. De opdrachtgever definieert de behoeften en vereisten, terwijl de inkoper deze vertaalt naar een inkoopstrategie en zorgt voor de uitvoering ervan.

5.3 De Rol van een Contractmanager

Een contractmanager beheert de contracten die door de inkoper zijn afgesloten. Dit omvat het monitoren van de prestaties van leveranciers, het beheren van risico's, het waarborgen van naleving van contractvoorwaarden en het oplossen van geschillen.

5.4 Verantwoordelijkheden en Taken

- Inkoper: Behoeftenanalyse, marktonderzoek, specificatie en planning, aanbesteding, contractering.

- Contractmanager: Contractbeheer, prestatiemonitoring, risicomanagement, relatiebeheer.

5.5 Samenwerking Tussen Inkoopadviseur en Contractmanager

De samenwerking tussen de inkoopadviseur en de contractmanager is cruciaal voor het succes van het inkoopproces. De inkoopadviseur zorgt voor een strategische inkoopbenadering en selectie van de beste leveranciers, terwijl de contractmanager ervoor zorgt dat de uitvoering van het contract soepel verloopt en voldoet aan de verwachtingen.

6.1 Wat is MVOI?

Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI) houdt in dat bij het inkoopproces rekening wordt gehouden met sociale, ethische en milieufactoren. Het doel is om duurzame ontwikkeling te bevorderen door verantwoorde keuzes te maken bij de selectie van leveranciers en producten.

6.2 Waarom is MVOI Belangrijk?

MVOI is belangrijk omdat het bijdraagt aan de duurzaamheid van de samenleving. Door verantwoorde inkoopbeslissingen kunnen overheidsorganisaties invloed uitoefenen op de markt en leveranciers stimuleren om duurzame en ethische praktijken te hanteren.

6.3 Toepassing van MVOI en Duurzaamheid in een Inkooptraject

MVOI kan worden toegepast door duurzaamheidseisen en -criteria op te nemen in aanbestedingsdocumenten, zoals eisen op het gebied van milieuvriendelijkheid, arbeidsomstandigheden en eerlijke handel. Dit kan ook in de vorm van levenscycluskostenanalyses en het selecteren van leveranciers die aantoonbaar duurzame praktijken volgen.

7.1 Overzicht Belangrijke Concepten en Begrippen

• Aanbestedingsrichtlijnen: Wet- en regelgeving voor inkoop.

• Drempelwaarden: Financiële grenswaarden die bepalen welke procedures moeten worden gevolgd.

• MVOI (Manifest): Integratie van duurzaamheid en sociale verantwoordelijkheid in inkoopprocessen.

7.2 Overzicht van Beschikbare Tools en Instrumenten

• TenderNed: Het Nederlandse platform voor aanbestedingen.

• Procurement Software: Voor het beheren van inkoopprocessen en contracten.

• Inkoopprotocollen en Handleidingen: Documenten die richtlijnen en best practices bieden voor inkoop.